For ikke særlig mange år siden var jeg virkelig et ustruktureret menneske. Jeg vidste aldrig hvad jeg skulle om en uge, jeg mistede altid mine nøgler og jeg kom altid for sent. Det var i bund og grund små ting som ikke gjorde den store forskel i nuet – jeg kunne jo bare sige “Undskyld jeg kommer for sent”. Jeg opdagede dog at jeg på den lange bane altid var et skridt bagud. At jeg var ustruktureret gik især op for mig da jeg på en og samme tid havde min uddannelse, arbejdede for en bank, var formand for badmintonklubben, skulle ses med min daværende kæreste (Ja, hun synes ikke jeg havde tid nok til hende), skulle arrangere rejser og én gang imellem ville jeg også rejse til fyn for at ses med min familie. Udover at alt dette var alt for meget, så hjalp det altså ikke at jeg ikke havde styr på mine ting. Jeg brugte ikke en så simpel ting som en kalender og deadlines kom ofte som en overraskelse. Derfor handler dette indlæg om hvordan jeg i hverdagen arrangerer mine to-do lister og holder orden på mine aftaler.
Helt overordnet er formålet for alle listerne det samme. Skriv ting op, så jeg ikke skal bruge tanke energi på at gå og huske på det. Derved kan jeg bruge den tanke-energi på andre ting, som f.eks. at få en god idé.
Kalender
Jeg bruger en digital kalender. Den der ligger på min telefon. Jeg kender et par stykker som stadig sværger til en fysisk kalender, men for mig er det alt afgørende jeg altid har den med. Hvis jeg bliver inviteret til et arrangement eller bliver bedt om jeg kan holde et foredrag, så skal jeg med det samme kunne sige ja eller nej. I tilfælde af nej, skal jeg også med 100% sikkerhed kunne sige hvornår jeg så kan. Det er især vigtigt hvis der er nogen der booker mig. De kan jo ikke arrangerer en begivenhed for deres skole eller forening uden at være sikker på foredragsholderen kommer.
Dags-listen
I forbindelse med min morgenrutine opdaterer jeg denne her hverdag. Listen skal indeholde de ting jeg SKAL nå i dag. Det skal ikke forstås som om der der deadline på dem for i dag, mere at jeg har sat mig for at de skal nås i dag. (Det er klart, hvis jeg har noget som andre har sagt skal være færdigt i dag, så ryger det også på denne liste). Herefter prioriterer jeg opgaverne, så det jeg skal lave først står øverst. Når jeg derfor er klar til at gå i gang med noget så ved jeg altid hvad jeg skal til at gøre nu. Det er bare øverste punkt på listen. Det er utrolig befriende ikke hele tiden at skulle tænkte over hvad jeg mangler (for det står på listen) og jeg skal heller ikke tænke over hvad der er vigtigst (For ja.. det står også på listen)
Uge-listen
Listen her bliver opdateret på samme måde som dags-listen – bare at det er ting jeg har sat mig for skal blive ordnet i denne uge. Det er dog også den her liste jeg kæmper mest med. For hvis jeg ikke tjekker den ofte, så risikerer jeg at jeg sidste dag på ugen har for mange opgaver liggende til at nå at blive færdig med dem. Jeg forsøger derfor at undgå at sætte alt for mange opgaver på den ved at tænke: Er det virkelig absolut nødvendigt jeg når det i denne uge?
Fremtids-listen
Alle opgaver og ideer som ingen deadline har, som ikke er vigtige eller som ligger langt ude i fremtiden ryger på fremtidslisten. Den er selvfølgelig lidt mindre konkret end de andre, men det er vigtigt for mig at have et sted at putte de resterende tanker og ideer hen. Et eksempel kunne være at vi på Above Borders gerne ville have researche en ny destination. Det er vigtigt – og det er vigtigt vi får skrevet vores tanker ned i den process der findes med en ny destination. Det er bare ikke ligeså vigtigt som at booke hotel til alle medrejsende der allerede har tilmeldt sig den næste rejse.
Plan-listen
De 3 ovenstående lister (Dags-, Uge- og Fremtids-listen) kan risikere at blive for meget ad-hoc opgaver. Det er de ting som gøres i hverdagen for at man ikke skal gå at tænke på dem. Det er dog mindst ligeså vigtigt at vide hvad det er man vil i fremtiden. Hvad har jeg af mål? Hvad har jeg af drømme? Skal jeg spare op til noget? Er der en dårlig vane jeg gerne vil have ændret? Derfor har jeg Plan-listen. Planlisten er for tiden delt op i 2 forskellige punkter. Du kan have flere, men jeg anbefaler dig at det ikke bliver for meget. Hvis du har mange mål og drømme, så ender du med ikke at have fokus på nogen af dem. De to ting jeg har på min plan liste er:
Lære koreansk
Lære at meditere fast
Uden at få alt for meget i dybden med hvorfor det er mine planer, så har jeg overordnet sørget for at stille mig disse spørgsmål.
- Hvorfor vil jeg det?
- Hvordan vil jeg det?
- Hvornår vil jeg det?
Hver aften, tjekker jeg om jeg har levet op til de ting for at nå mine langsigtede mål. Hvis jeg ikke har er det fordi disse skal justeres eller jeg skal ændre min adfærd i løbet af dagen. Hvis jeg f.eks. ikke får øvet mig på koreansk fordi jeg simpelthen glemte det – jamen så må jeg sætte en alarm til dagen efter. Virker det ikke, må jeg spørge en ven om han kan hjælpe mig med at huske det – og sådan fortsætter det indtil jeg er sikker på jeg hver dag også arbejder på mine langsigtede planer.
De langsigtede planer er nemlig hele formålet med at have to-do listerne, så jeg ikke at hver dag bare bliver en kamp for at overleve hvad end der kommer ind på bordet.
Hvordan strukturer du din hverdag?